Reuniones efectivas de trabajo

Las reuniones efectivas de trabajo son aquellas donde los colaboradores salen de una reunión sintiéndose llenos de productividad, positivos sobre el uso de su tiempo y con la sensación de que se han logrado avances. Es una forma en la que los miembros de un equipo pueden deliberar diferentes asuntos, ya sea para la toma de decisiones o resolver problemas específicos.

Son una de las herramientas que con mayor frecuencia usan las organizaciones para preparar y revisar el estado de sus proyectos y tareas. Pueden convertirse en un gran factor de disminución de la productividad si no saben administrarse de la forma adecuada.

Nos ayudan a definir el sentimiento de grupo, ya que en ellas se definen objetivos, se actualiza sobre los proyectos en común y se revisa el trabajo colectivo.

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Características de una reunión efectiva

Las principales son:

Promueven la participación de los asistentes a la reunión
Se respetan las intervenciones
Se abordan los temas desde los puntos más importantes para llegar a una conclusión
Su duración es de una hora como máximo

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Beneficios de tener reuniones efectivas de trabajo

Los beneficios son innumerables, pero aquí te damos los más relevantes:

Comunicación efectiva
Incremento de motivación y productividad
Brainstorming o generación de ideas
Planeación de estrategias viables
Mayor trabajo en equipo
Planificación de agenda desarrollada de manera estructurada
Objetivo claro
Tiempo utilizado de manera eficiente

¿Cómo hacer reuniones efectivas de trabajo?

Es importante tomar en cuenta que las reuniones mal organizadas no solo pueden ser una pérdida de tiempo, sino también son una pérdida de dinero. Puesto que se invierte tiempo valioso en donde se dejan de lado algunas actividades para priorizar la reunión y tener mejores resultados.

A continuación, te daremos reglas para llevar a cabo reuniones efectivas y aprender cómo hacerlas útiles y agradables para todos los participantes

Reglas esenciales para hacer reuniones efectivas de trabajo

Define el propósito de la reunión con antelación

Si no estás seguro de lo que quieres lograr, es posible que pierda sentido. Por ello debes tener un objetivo claro para abordar el tema con exactitud.

Desarrolla una agenda clara – Reuniones efectivas de trabajo

El siguiente paso es elaborar una agenda que cumpla con el propósito establecido, esta debe incluir:

Lista de temas a cubrir
Breve descripción de los objetivos de la reunión
Lista de las personas que asistieron
Nombre de las personas que abordan cada tema
Hora y lugar de reunión
Cualquier otra información que los participantes necesitan saber

Como recomendación deberá poner los puntos ordenados de mayor relevancia a menor, para tener una mejor organización en la reunión y cumpla con la labor de ser efectiva.

Selecciona los participantes idóneos para la junta

Recuerda que uno de los propósitos de las juntas es tomar decisiones, no simplemente compartir información.

Cuantas más personas haya en la reunión, más difícil será tomar una decisión o tener una discusión constructiva; considera en cuál de las siguientes tres categorías encajan:

Asistentes prioritarios: Participantes que se espera que participen
Asistentes opcionales: Personas que pueden estar interesadas en los resultados, pero no están obligados a asistir para que la junta de trabajo cumpla con los objetivos
Invitados: Personas que tiene un propósito específico, pueden asistir a la totalidad o parte de la reunión

Empieza y termina la reunión a tiempo

Como líder, es tu responsabilidad que la reunión sea una experiencia positiva para todos los involucrados.

Una hora de finalización definitiva ayudará a garantizar que se cumpla con lo que se está presentando en la agenda. Es esencial que haya puntualidad.

Deja espacio para que fluya la creatividad del equipo

Las reuniones breves y constructivas son ideales por ejemplo, pero debe sumergirse en la generación de ideas de esta manera los colaboradores participan activamente y no solo asisten pasivamente.

Concentra tus esfuerzos en que la reunión sea breve

Cuanto más larga sea la junta de trabajo, más esfuerzo se necesitará para mantener la energía y la discusión.

Tener reuniones breves es un componente esencial para mejorar la eficiencia de tu equipo.

Haz una ronda de preguntas para finalizar la reunión

Considera extender la sesión de preguntas y respuestas para que coincida con la duración de la reunión. Podrías considerar una breve introducción, seguida de una sesión de preguntas y respuestas más larga.

Termina la reunión con un plan de acción

Deja los últimos minutos para discutir los próximos pasos que se llevarán a cabo. Esto incluye decidir quién es responsable de cada acción y cuáles son los plazos de cada tarea. De lo contrario, todo el tiempo será en vano.

Haz un seguimiento tras la reunión

Dependiendo del propósito de la reunión, se podrá establecer cuánto habrá por hacer después de la junta porque es una manera de darle pautas a las dudas o aclaraciones. Es bastante común que las personas salgan de la misma reunión con interpretaciones muy diferentes de lo que sucedió.

Lo ideal es que redactes un status de la reunión, haciendo hincapié en las responsabilidades y los plazos asignados.

Puedes tomar notas en un calendario de equipo compartido o en una app de administración de tareas.