Cómo llevar un buen proceso de Onboarding

¿Sabías que un buen proceso de onboarding mejora la tasa de retención de los nuevos empleados en un 82% y su productividad en más de un 70%? Aquí aprenderás cómo llevar un buen proceso de Onboarding.

Si has notado que tus nuevos colaboradores no logran integrarse con su equipo de trabajo, renuncian al poco tiempo, o al cabo de unos meses siguen teniendo muchas dudas sobre el funcionamiento de la empresa, entonces es probable que no estés llevando a cabo un correcto proceso de onboarding, o peor aún, que lo estés omitiendo.

¿Qué es el onboarding?

Es un procedimiento que se planea y ejecuta para la llegada de nuevos colaboradores a una empresa. Este proceso es fundamental, ya que los ayudará a integrarse con sus compañeros y a comprender mejor sus funciones y las de la organización.

El objetivo del onboarding es impactar de manera positiva a los nuevos integrantes y proporcionarles todas las herramientas necesarias para comenzar a adentrarse en su trabajo lo antes posible.

Una posibilidad, por ejemplo, es complementar el onboarding con un curso de inducción. De esta manera los colaboradores conocerán más a fondo sobre la cultura organizacional de la empresa, los procesos que maneja y la labor de las otras áreas. Es recomendable que el onboarding dure aproximadamente 2 semanas, en caso de que sea una empresa más grande se puede extender la duración.

¿Por qué es importante llevar un buen proceso de onboarding?

Muchas empresas pasan por alto el proceso de onboarding pues, piensan que en realidad tiene poco impacto. Sin embargo, las estadísticas dicen lo contrario:

Cómo llevar un buen proceso de Onboarding

Llevar un buen proceso de onboarding puede aumentar la tasa de retención de los recién contratados hasta un 82% e incrementar su productividad un 70%.
El 69% de los trabajadores que pasan a través de un proceso de bienvenida exitoso se quedan en la empresa por lo menos 3 años.
El 45% de los nuevos empleados se van dentro de los primeros 20 días.

Como puedes apreciar, tener un manual para llevar un buen proceso de onboarding es realmente importante. Para que un empleado se quede en tu empresa por mucho tiempo, no basta con darle un buen sueldo ni ofrecer jugosas prestaciones.

Elementos a considerar:

Puesto. Tienes que conocer todas las características, estratégias y objetivos del área y cargo del nuevo integrante.
Equipo de trabajo. Debes averiguar con quiénes trabajará directamente, cuáles son los roles de sus compañeros y la distribución de sus tareas.
Herramientas. Es fundamental que sepa todo lo que el nuevo integrante necesitará para trabajar (computadora, tablet, mac, móvil y paquetería de programas como Office, Adobe etc.).
Áreas de interacción. Investiga con qué otras áreas tendrán relación y asegúrate de conocer el funcionamiento de cada una.

Pasos para hacer un onboarding

El proceso de onboarding juega un papel muy crítico en el mejoramiento de los siguientes aspectos: impacto en la productividad, retención de buen talento y descentralización.

Y para que este proceso sea aún más eficiente y traiga mayores beneficios a las empresas, se deben seguir los siguientes pasos:

Alinear las expectativas de los encargados de realizar el proceso de onboarding y las del área al cual el nuevo empleado entrará.
Llevar a cabo actividades y cumplimiento de requisitos de pre abordaje. Esto quiere decir que el nuevo integrante debe cumplir con los documentos que solicite la organización.
Brindarle la oportunidad al nuevo integrante del equipo de ser partícipe de actividades del equipo ejecutivo.
Demostrar y vivir los valores bajo los cuales se rige la organización, más allá de simplemente exponerlos.
Empoderar a sus empleados lo suficiente para que la persona que ingrese a la organización tenga una buena imágen de la misma.
Permitir que la persona que ingresó sea autónoma de su proceso de onboarding.
Otorgar feedback oportunamente para identificar y corregir posibles errores que perjudiquen a la organización.
Automatizar los procesos y agregar interactividad. Esto hace que el compromiso de los colaboradores y de todos en la organización incremente.
Realizar encuestas de seguimiento que permitan ver tanto los aspectos positivos como los aspectos negativos del proceso de onboarding. Desde el primer contacto que se tiene con el candidato, hasta su selección y la vinculación de este a la organización

Estos pasos no solo permitirán que el ingreso del nuevo integrante sea agradable, sino que se asegurará una mayor retención de su talento. Es importante recordar que el proceso de onboarding no termina en el proceso de inducción de la persona seleccionada.

Metas del proceso

Este proceso debe tener una continuidad durante un determinado periodo de tiempo. Lo ideal es que finalice hasta el momento en el cual el candidato pueda demostrar resultados por sí mismo. Es decir, cuando haya superado la cura de aprendizaje y tenga claras sus funciones.

El onboarding debe cumplir con algunas metas del candidato seleccionado en determinados tiempos. Estas metas son las siguientes:

En un plazo de 30 días el candidato debe:

Aprender sobre las herramientas que debe utilizar para desarrollar su trabajo.
Sentirse a gusto y de acuerdo con la cultura de la organización.
Aprender acerca del producto y conocerlo a profundidad.
Completar una meta o un proyecto pequeño que haya estado estipulado para ser cumplido durante el periodo de 30 días sin ningún inconveniente.

Bajo un plazo de 60 días:

Completar un proyecto o meta grande que haya sido estipulado para cumplirse durante el periodo de 60 días de trabajo.
Colaborar y trabajar con otros equipos que no sean necesariamente de su área de trabajo.
Hacer las reuniones semanales parte de la rutina diaria.
Aprender a cuantificar los resultados propios de las metas por cumplir. Esto lo puede lograr apoyándose en un software de talento humano

Bajo un plazo de 90 días:

Completar un proyecto de manera independiente y ser capaz de exponerlo ante el área al cual sea perteneciente.
Tomar mayores responsabilidades y casos de estudio manejados en la empresa
Ser capaces de manejar cualquier tipo de dificultades en su trabajo.

Seguimiento de onboarding

Muchas empresas asignan a un mentor o work buddy para que acompañe en sus primeros días a los nuevos trabajadores. Lo ideal es que se trate de alguien que esté en el mismo equipo de trabajo o, si se produce la cohabitación, al empleado al que sustituirá. Este trabajador nos puede informar sobre cómo evoluciona el proceso de adaptación. Pero también hay que programar reuniones de seguimiento con las nuevas incorporaciones. Es la mejor forma de conocer de primera mano cómo está siendo su adaptación a la empresa, qué necesita, resolver dudas, etc.

El paso a paso del post-onboarding

Tras superar los 3 primeros meses, se debe realizar un último paso. El cual tendrá como objetivo asentar las bases de su rol y objetivos. Por lo que en esta última etapa se pueden llevar a cabo iniciativas como:

Reuniones one on one de seguimiento: con las figuras implicadas en el onboarding donde se transmita feedback sincero y de confianza para un buen desempeño en el futuro.
Envío de una encuesta de satisfacción: con su nuevo rol, empresa, equipo y desarrollo.
Revisar la hoja de ruta: por si hubiese cambios.

Con esta etapa, se habrá completado un buen plan de onboarding. De todas formas, cada empresa realizará sus propios procesos internos. Los cuales, deben incluirse en la etapa más conveniente para que no resulte abrumador y poder asegurar así una gran experiencia.

Software de onboarding

Un software de onboarding es un programa que acelera y facilita las nuevas incorporaciones de una empresa. Permite tener todo el proceso automatizado y perfectamente controlado.

Los planes de bienvenida al trabajo engloban una serie de acciones y tareas estructuradas que se deben realizar dentro de un orden y unos plazos. Gracias al software de onboarding se asegura que se ejecute correctamente y realice un seguimiento en tiempo real.

Centralización. El programa de onboarding centraliza todas las tareas, datos y contactos que el nuevo empleado necesita en su bienvenida a la organización: documentos o videos de presentación del equipo, exposición de sus responsabilidades, firma digital, claves de acceso, ficha de empleado, planes de formación online, etc.
Automatiza el flujo de tareas. Que debe realizar a través de un checklist y recordatorios.
Emite notificaciones. Sobre la evolución del proceso de onboarding a sus responsables.
Fácil acceso. Su acceso web o mediante app móvil ofrece total flexibilidad al recién incorporado.

Cómo llevar un buen proceso de Onboarding

El equipo de recursos humanos, quienes están encargados de explorar y retener talento humano, está en búsqueda de nuevas estrategias para mejorar el proceso de onboarding. Una de las estrategias a la cual está recurriendo es acudir al departamento de mercadeo. Esto puede ayudarle a crear un programa mucho más integral y alineado con las expectativas que tiene la gerencia del nuevo empleado.

Las organizaciones van a tener dificultades siempre y cuando la tasa de rotación sea elevada, ya que se está invirtiendo mucho tiempo y recursos en los procesos de reclutamiento y onboarding. Por tanto, este proceso debe ser crucial para toda la organización. Con un plan sólido y claro de onboarding, se puede llegar a reducir la rotación de empleados para que el equipo pueda enfocarse en el crecimiento de la compañía.