Applicant tracking system (ATS) para reclutadores
La gestión del reclutamiento puede ser un proceso complejo para las empresas. Una buena solución es incorporar un Applicant Tracking System (ATS), el cual permite llevar un mejor control de la contratación de empleados. Esta gestión consiste en un sistema automatizado que permite filtrar las solicitudes de acuerdo a criterios establecidos.
Un alto volumen de solicitantes para una posición representa un reto difícil de enfrentar sin la ayuda de la tecnología. Los sistemas de reclutamiento tienen la finalidad de facilitar estas funciones para mejorar la capacitación de talento de cualquier empresa.
El 78% de quienes reclutan utilizan un informe de ATS que mejoró la calidad de los candidatos que contratan.
El mercado laboral está lleno de personas con un currículum excelente y ganas de trabajar. Las empresas se enfrentan a un laborioso proceso cada vez que lanzan una nueva oferta. En el caso de las grandes compañías, los departamentos de recursos humanos son los encargados de llevar a cabo el proceso de selección. En las PYMES, sin embargo, este reclutamiento se externaliza o es gestionado por el propio empresario.
Los Applicant Tracking Systems (ATS) o sistemas de seguimiento de candidatos se han convertido en una opción fiable para realizar reclutamientos sin la necesidad de evaluar los CV uno a uno. Pueden encargarse de una única parte del proceso (búsqueda de determinados perfiles) hasta la completa resolución del mismo.
¿Qué es un Applicant Tracking System (ATS)?
Estos sistemas de seguimiento de candidatos o solicitantes, coloquialmente denominados “robots de currículums”, o simplemente ATS, son utilizados por los reclutadores y gerentes de contratación para recopilar, rastrear y clasificar currículums.
Si el software ATS determina que el currículum es adecuado para el puesto durante el proceso de reclutamiento y contratación, se eleva a la parte superior de la pila de revisión. Si el currículum no cumple con ciertos requisitos, como errores de formato o falta de palabras clave, es posible que nunca llegue a una revisión por parte de un gerente de contratación.
¿Cómo usar un applicant Tracking System (ATS) para tu proceso de reclutamiento?
Atracción de los candidatos a través de la vacante usando un ATS
Es este el momento en el que hay que tener claro dónde estarás publicando tu oferta de trabajo para llevar a cabo tu proceso de reclutamiento activo. Una vez seleccionadas las fuentes de reclutamiento tendrás que hacer la publicación de la vacante. Y gestionar las candidaturas hasta dar con los candidatos que más se ajustan al perfil que se está solicitando.
Un Applicant Tracking System (ATS) ayuda a que este proceso sea mucho más ágil. Ya que podrás viralizar tus ofertas de empleo y alcanzar un amplio volumen de candidatos desde una única plataforma en la que se centraliza toda la información. Obteniendo así, más opciones en cuanto a candidatos y potenciales colaboradores.
Filtrado de CV y candidatos con un ATS
Una vez que el sistema ha recopilado suficientes CVs de potenciales candidatos toca la tarea de seleccionar a aquellos candidatos que se adecúan al perfil que se está buscando y separarlos de los que no se ajustan. Esta es una tarea que implica una mayor dedicación dentro del proceso de reclutamiento y selección, además de que es sumamente técnica.
Al contar con un ATS este proceso se vuelve mucho más ágil. Ya que permite aplicar killer questions o preguntas clave preseleccionadas con las que sí o sí tiene que contar tu candidato. De igual manera puedes establecer porcentajes de importancia a las distintas habilidades que estás pidiendo y de esta forma obtener porcentajes de adecuación de tu candidato. Y así filtrar por los que tengan porcentajes más altos.
Comunicación con tu candidato usando Applicant tracking system (ATS)
Este es un paso que muchos reclutadores no realizan por falta de tiempo en su día a día. Sin embargo, es uno de los más importantes, ya que no dar feedback al candidato tiene un impacto negativo en la reputación de la marca. Así, el 77% de los candidatos que tienen una imagen negativa de la empresa puede que hablen mal de ella o que no vuelvan a aplicar a una vacante de la misma.
Una de las grandes ventajas de un applicant tracking system es que te facilita la comunicación con cada candidato a lo largo de todo el proceso de selección. No sólo se mantiene al tanto del proceso. Sino que además lo hace a través de mensajes automatizados y personalizados que llegan por el canal preferido de cada aplicante. Como: e-mail, WhatsApp y SMS, entre otros.
Conoce mejor a tu candidato
Una vez realizado el filtro de CVs y elegidos los candidatos que más se adecuan al perfil de la vacante, es el momento de conocerlos mejor. Esto se puede hacer a través de entrevistas, test técnicos de conocimientos, pruebas psicométricas, entre otras metodologías.
Sin embargo, en ocasiones es difícil evaluar el estado de un determinado proceso ya que no se cuenta con una imagen clara de qué pruebas ha pasado cada candidato y el resultado de cada una de ellas. Para poder disponer de un panorama más completo de los candidatos y saber en qué punto del proceso se encuentra cada uno de ellos un Applicant Tracking System (ATS). Te facilita, generalmente, un cuadro de mandos con estado de cada uno de los postulantes seleccionados dentro del proceso de selección y el resultado de cada una de las pruebas y el estado de las mismas.
Onboarding previo
Este paso, dentro del proceso de selección, es inmediatamente posterior al de haber escogido a un candidato y por tanto procedemos a su incorporación en plantilla como colaborador. Un proceso dentro del proceso de reclutamiento que pocas empresas cuidan y que es de especial importancia ya que asegura al candidato que su decisión por trabajar con la empresa ha sido correcta.
Además de garantizar un buen onboarding hace que el usuario se sienta cómodo y bienvenido a la organización. Por lo que su éxito es esencial para cualquier empresa. Un ATS debe facilitar que la información necesaria antes de la incorporación se realice correctamente y no existan fricciones ni interferencias durante el proceso de selección.
Métricas e indicadores
Por último, está la elaboración de métricas e indicadores que te ayudarán a eficientizar los procesos. Es indispensable medir tus resultados para poder mejorar y seguir creciendo, es decir, para crear un proceso de reclutamiento escalable. En este caso un Applicant Tracking System (ATS) dispone de métricas y KPIs, así como paneles de control para identificar puntos de mejora dentro del proceso de reclutamiento.
Ventajas de un Applicant tracking system (ATS):
Búsqueda y atracción de candidatos cualificados
Algunas organizaciones carecen de alcance para conectarse con los principales solicitantes de empleo o para crear una red lo suficientemente amplia en el mercado. Otras carecen de datos cruciales en los canales adecuados para encontrar candidatos específicos. Mientras que otras pueden carecer de reconocimiento de marca y los medios para su desarrollo.
Un ATS puede permitir abordar estos desafíos fundamentales para los candidatos. Algunos sistemas se pueden enriquecer con inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para crear un perfil de candidato ideal. Evaluar a identificar aptitudes y predecir factores de éxito a fin de maximizar cada concentración.
Esto permite a las organizaciones comprender mejor el comportamiento de los candidatos, ampliar el reconocimiento de marca y dirigirse a solicitantes de empleo específicos en las plataformas y los canales que más utilizan.
Aumento del compromiso de los candidatos
Llevar a un candidato por el camino desde el primer contacto hasta la fecha de inicio puede ser un proceso que requiere una gran intervención. Puede ser muy fácil perder a un candidato superior debido a tiempos de respuesta lentos. Un ATS permite tener mayor visibilidad de todo el ciclo de vida del solicitante, por lo que no se pierden los puntos de contacto.
Aumenta la eficiencia y reduce los costos
La dependencia de procesos manuales ineficientes, la colaboración deficiente en todo el equipo de selección y la comunicación incorrecta con las partes interesadas clave en la contratación significa que los solicitantes recorren con lentitud el proceso de contratación.
Esto da lugar a relaciones altas de costos y tiempos de contratación. Un ATS crea oportunidades para automatizar los procesos manuales. Aumentar la visibilidad del ciclo de contratación de todo el equipo de selección y aumentar las oportunidades de comunicación durante todo el recorrido del candidato.
Optimiza el proceso de vinculación
El ATS adecuado también puede ayudar en la incorporación. Garantizando que los candidatos que aceptan el empleo tengan toda la información que necesitan para empezar a tener un impacto desde el primer día. Lo que aumenta la productividad y retención generales.
Razones por las cuales un ATS es necesario para el área de reclutamiento
El reclutamiento y selección de personal es una actividad fundamental para la empresa. Las personas que forman el equipo de reclutamiento son las que conformarán el capital humano de la empresa para los próximos años y conformarán los cimientos de la empresa y su crecimiento.
Hoy en día encontrar a las personas indicadas para la empresa se ha convertido en una labor difícil y tediosa. Esto es así por diferentes razones, pero las que más destacan son:
Desafíos principales:
- Alto nivel de rotación: En la actual coyuntura del mercado laboral existe una tendencia cada vez más acentuada de renuncia de los empleados ante diferentes puestos de trabajo.
- La falta de talento especializado: Estamos viviendo una realidad algo compleja. Ya que aunque exista mucha demanda laboral, el talento no se acopla a las necesidades de las empresas.
- Un candidato más exigente: Los candidatos buscan empresas que los hagan sentir bien y apreciados no solo como empleados, sino también como candidatos.
- Reclutamiento en remoto. Gracias a la pandemia, muchas empresas han adoptado el trabajo remoto, o híbrido. Esto ha incrementado el uso de video-entrevista para reclutar.
- Falta de información para la toma de decisiones: Para poder tomar la mejor decisión es necesario poder visualizar los resultados de las estratégias que se están llevando a cabo.
Applicant tracking system (ATS) para reclutadores
Todas las empresas, sin importar la industria en donde se desenvuelven, pueden beneficiarse del uso de un ATS para reducir los tiempos de reclutamiento. Puede ayudar a los negocios que se encuentren empezando o que ya tienen tiempo operando.
Además, puede favorecer a las industrias especializadas, que requieren de perfiles más complejos para llenar sus vacantes. Prácticamente cualquier empresa es candidata a beneficiarse de los applicant tracking systems. El reclutamiento de personal es uno de los procesos medulares para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Los sistemas de reclutamiento automatizado facilitan la capacitación del mejor talento.
A través de la preselección de candidatos que cumplan con un perfil determinado, es posible agilizar el proceso de contratación. Esto a su vez, reduce los costos operativos y mejora la productividad de tus empleados.
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