Cómo organizar el tiempo en la oficina

Cómo organizar el tiempo en la oficina

Cómo organizar el tiempo en la oficina. Hay dos tipos de tiempos: el real y el del reloj. El del reloj es el de 60 segundos en un minuto y 24 horas en un día. Es tiempo claro, fijo e innegociable. Sin embargo, todo el tiempo es relativo, vuela y no se puede controlar.

El tiempo real es el que manejas mentalmente, es el tiempo que tomas para realizar una tarea con la máxima concentración, dejando de lado el “no tengo tiempo” o “espero el momento correcto” para después. Es el instante donde cumples con las cosas que tienes propuestas y lo haces con eficacia. Ese es el tiempo real. el tiempo productivo. 

Y ser empleados productivos es una de las características más valoradas en el mercado laboral, y es que no para todo el mundo es una tarea sencilla aprovechar al máximo el tiempo y hacer que los asuntos más importantes estén siempre en el foco de atención. Para saber cómo organizarte debes aprender a llevar el tiempo de las tareas. 

Desde luego, para saber cómo organizar el tiempo en la oficina es muy importante que se puedan desarrollar diversas técnicas o estrategias que puedan ayudarnos de una manera considerable a mejorar nuestro rendimiento en la oficina. Algunos de estos hábitos tienen que ver con: 

• Haz un plan en tu agenda y trata de cumplirla sin que dejes cosas pendientes. 
• Debes tener el control de tu tiempo y respetar los horarios que hayas creado para tus actividades.
• Crear una rutina puede ser de lo más importante, porque desarrollas tu disciplina. 
• Organiza bien toda la información para realizar tus actividades del día a día. 
• Toma en cuenta lo necesario qué es descansar un poco para recuperar energía y seguir siendo productivo. 

Consejos para organizar el tiempo en la oficina

• Concéntrate: Todo trabajador necesita momentos de esparcimiento, pero estos deben estar distribuidos de tal forma que no interrumpan las tareas o que no impidan que estés disponible para atender un asunto importante. 
• Prioriza: No todos los asuntos tienen la misma importancia, por eso es importante llevar una lista con las prioridades. Una vez que estén resueltas podrás pasar a otros proyectos o establecer nuevas prioridades. 
• Dedica momentos específicos para tareas específicas: Si una de tus actividades es revisar y contestar e-mails dedica un momento del día para hacerlo, en lugar de hacerlo cada vez que recibas uno nuevo, pues ese hábito puede distraerte del asunto que te encuentres atendiendo. 
• Optimiza tu tiempo: No permitas distracciones menores, esto hará diferencia entre una jornada laboral productiva y una que no lo es. 
• Aprende a decir que no: Si te encuentras sobrecargado de trabajo. En ocasiones el problema de tiempo en el empleo no se debe a que el trabajador no sepa organizarse, si no que tiene demasiado que atender. Por eso sé consciente de tus capacidades. 
• Delega: Si te encuentras en la posición de hacerlo. 
• Ajusta tu jornada: Si tu puesto tiene un horario flexible toma en cuenta los momentos que más rindes. Por ejemplo, si eres más productivo en la mañana, llega una hora antes que todos y de seguro podrás adelantar mucho trabajo, si más bien es en la noche, vete una hora después de todos. 

Ser un empleado que sabe organizar su tiempo en la oficina no se traduce en alguien que no habla ni socializa, con los otros. Sino más bien en un trabajador que en el momento que se sienta a realizar las tareas las hace bien y de manera efectiva.

Estrategias para ordenar los papeles en la oficina

• Realiza limpiezas cotidianas y siguiendo un plan para establecer un orden en todo lo que vas a utilizar, poniendo más cerca de ti lo que usas con mayor constancia.
• Organiza los cajones o espacios donde se ordenan los papeles, si puedes pon señalamientos de qué contiene cada uno para no olvidar el orden. 
• Al archivar los documentos sigue el orden que escogiste sin salirse del límite, si surge una nueva clasificación agrégala en otro espacio en lugar de utilizar uno de los que ya tienes. 

Herramientas que te ayudarán a organizarte

• Dropbox Paper: Es una herramienta de planificación fácil de usar para ti y tu equipo. Te permite mantener las listas de tareas y los horarios en un solo lugar, con los vínculos a documentos clave y permite a los miembros dejar comentarios en tiempo real. Dropbox crea un centro de trabajo para todos los miembros del equipo, ya sea que trabajen a distancia o en la misma oficina.
• Pizarra: Es especialmente recomendable para programar la administración del proyecto. Igualmente se debe acceder a herramientas útiles en línea y configurar un seguidor digital el Dropbox Paper, pero siempre resulta útil una visualización clara de lo que se debe hacer. 
• Excel: Es una solución simple para crear un horario, ya sea que uses la plantilla preestablecida o prepares una. Si bien es mejor respaldar uno en línea (siempre puedes subir tu documento a drive), con esta opción no tienes tantas características como las otras alternativas. Sin embargo, sigue siendo de las más sencillas si lo que quieres es tener un horario disponible y fácil. 
• Calendario de Google: Dispone de todas las cuentas de Gmail, es una excelente aplicación para establecer horarios y se conecta con tu cuenta general. Esto significa que, si acabas de realizar una reserva en un hotel o si sacaste un boleto de avión, el calendario de Google transferirá esta información a tu correo electrónico y directamente a tu calendario. 
• Diarios punteados: Son excelentes si tiendes a distraerte o aburrirte. Los diarios punteados pueden ser tan simples o tan elaborados como uno desee. Con diseños que te permitan categorizar lo que se te ocurra. Puedes planificar todo el día, la semana, el mes o incluso el año y crear seguidores de tus horas de trabajo, las comidas, el ejercicio, tu estado de ánimo o lo que desees. 

Qué hacer si tu horario no está funcionando

Cámbialo. Si para ti es poco natural o complicado y tedioso adherirse a un horario específico, entonces no es el horario para ti. Los horarios son una herramienta útil y esa es la manera en la que deben percibirse, no como otra tarea en tu lista de tareas. Prueba tu horario el tiempo que necesites para experimentarlo, digamos, una semana, y pronto comprobarás que la teoría y la práctica son cosas diferentes. Si no funciona comienza la siguiente semana con un nuevo horario. Puede marcar una gran diferencia para mejor. Pero no dejes de intentarlo. Aprender a manejar un horario ayudará a organizar el tiempo en la oficina y volverte una persona más eficiente y valiosa. 

Claves para organizar el tiempo en la oficina

• Cuidate de los ladrones de tiempo y los vampiros emocionales:

Los vampiros emocionales son aquellos que nos succionan la energía sin que nos enteremos, obstaculizando el rendimiento laboral. Pueden ser personas, problemas personales, situaciones que escapan de nuestro control, insomnio, etc. Protege tu energía, pues esto afectará directamente tu trabajo y la calidad del mismo. Los vampiros emocionales se suelen convertir en ladrones de tiempo, y eventualmente lograrán que acumules estrés y pendientes. 

Los ladrones de tiempo básicamente son básicamente todo lo que pueda distraerte o entorpecer el desarrollo de tu trabajo. Son los enemigos de la organización y te invitan a desperdiciar el tiempo en vano. Evita usar redes sociales, el teléfono o evita conversaciones cuando estés trabajando. Cuando inicies una actividad asegúrate que dispones del tiempo necesario para acabarla y concentrarte en ella. 

• Trázate metas y tiempos:

Como ya dijimos antes, es vital que las actividades tengan un tiempo asignado y realista. De forma que sepas cuánto te llevará acabarla y qué podrás realizar en tu jornada laboral diaria. Traza metas diarias, semanales, quincenales o mensuales, y pon tiempos para realizar las actividades. Sé amable contigo mismo, y sobre todo, sé honesto. 

¿Puedes terminar dos proyectos de quinientas páginas cada uno en un día? Seguramente no. Poner esa responsabilidad sobre tus hombros solo generará estrés y ansiedad. Lo conveniente es seleccionar pasos realistas, organizarse y cumplir con ellos. Inicia las actividades cuando dispones del tiempo y la concentración necesaria para hacerlas. 

Más claves para organizar el tiempo en la oficina

• Haz un plan para organizar todo:

Ya mencionamos muchos recursos para organizarnos. Con ayuda de éstas herramientas es mucho más fácil organizar el tiempo en la oficina. También puedes hacer una lista con las actividades pendientes e ir tildando aquellas que completes. Esto sirve como motivante y te ayudará a sentirte más cerca de tu meta. Usa las pizarras de la oficina, post it y la herramienta de excel. Aprovecha todos tus recursos disponibles para mejorar tu productividad. 

• Toma descansos:

Optimizar el tiempo de trabajo te ayudará a tener momentos de descanso. Dividir el tiempo en bloques, es la mejor manera de priorizar nuestras actividades. Es recomendable hacer las actividades prioritarias primero y postergar aquellas con un plazo de tiempo más amplio. Así como asignar una fecha y orden a cada cosa. 

Existe empleados que trabajadores que se concentran mejor cuando fragmentan las actividades complicadas, y trabajan mediante tareas pequeñas o el alcance de metas. Cada vez que termines puedes darte un incentivo, como unos minutos para descansar o checar redes sociales, levantarse a caminar o prepararte un té. Como sea que se adecúe mejor para tí, no olvides que descansar es importante. 

Otras claves para organizar el tiempo en la oficina

• Aliméntate bien:

Al igual que el descanso, los alimentos tienen mucha importancia, ya que son los que recargan tu energía. Alimentarte adecuadamente es fundamental para rendir en el trabajo, sea cual sea. La mejor manera de optimizar tu tiempo es cultivando hábitos que te ayuden a motivarte. 

• Invierte en mobiliario funcional:

Procura que tu estación de trabajo sea correcta, donde tengas todos los elementos de oficina a la mano. Esto evitará interrupciones y distracciones fatales. Ten una silla adecuada, una mesa espaciosa y cajones de almacenamiento acordes a tu carga laboral. Piensa que estás invirtiendo en tu bienestar cuando quieras una silla ergonómica que te ayude a evitar los problemas de espalda y derivados por la mala postura. 

Si la lectura “Cómo organizar el tiempo en la oficina” te pareció útil e interesante, te invitamos a continuar la leyendo con Bienestar en el trabajo, ¿qué tan importante es?